Politique de confidentialité

1 Qui sommes-nous

Solution L25 est une plateforme de conformité à la Loi 25 du Québec (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, 2021, c. 25). Nous aidons les organisations québécoises à structurer, documenter et gérer leurs obligations légales en matière de protection des renseignements personnels.

En tant qu'entreprise responsable des renseignements personnels qu'elle détient, Solution L25 s'engage à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ainsi que les autres exigences applicables.

2 Renseignements personnels collectés

Dans le cadre de l'utilisation de notre plateforme, nous pouvons collecter les renseignements personnels suivants :

2.1 Informations de compte

• Nom et prénom
• Adresse courriel professionnelle
• Nom de l'organisation et secteur d'activité
• Rôle au sein de l'organisation (ex. : Responsable de la protection des renseignements personnels)
• Identifiants d'authentification gérés par AWS Cognito; Solution L25 ne conserve pas votre mot de passe dans sa base applicative

2.2 Données d'utilisation

• Activités réalisées sur la plateforme (tâches complétées, documents téléversés)
• Journaux de connexion (adresse IP, navigateur, date et heure)
• Préférences d'interface et paramètres de compte

2.3 Données organisationnelles

Les données relatives à votre programme de conformité (inventaires de données, évaluations de facteurs relatifs à la vie privée, plans d'action, preuves documentaires) appartiennent à votre organisation. Solution L25 les traite pour fournir, sécuriser et soutenir le service, selon les accès autorisés.

2.4 Demandes de contact

Lorsque vous utilisez notre formulaire de contact, nous recueillons votre nom, votre adresse courriel, l'objet facultatif et le contenu du message. L'adresse IP et les renseignements techniques du navigateur sont aussi consignés afin de sécuriser le formulaire et de prévenir les abus.

3 Finalités de la collecte

Nous utilisons vos renseignements personnels pour les finalités suivantes :

• Création et gestion de votre compte : authentification, accès à la plateforme et gestion des permissions.
• Fourniture du service : hébergement de vos données de conformité et affichage des tâches, documents et échéances applicables.
• Sécurité : détection des accès non autorisés, prévention de la fraude et audit des actions sur la plateforme.
• Support client : traitement de vos demandes d'assistance et résolution de problèmes techniques.
• Demandes de contact et de rendez-vous : réception, suivi et réponse aux messages transmis depuis le formulaire public.
• Amélioration du service : analyse interne des erreurs et du fonctionnement de la plateforme.
• Obligations légales : respect de nos propres obligations en vertu de la Loi 25 et autres lois applicables.

4 Conservation et sécurité des données

4.1 Hébergement

L'application principale est exploitée dans l'infrastructure infonuagique d'Amazon Web Services (AWS), dans la région Canada (Central), ca-central-1. Les communications à des fournisseurs de services sont décrites à la section 5 et encadrées selon les exigences applicables.

4.2 Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles suivantes :

• Communications avec le service protégées par TLS
• Mots de passe gérés par AWS Cognito et non conservés dans la base applicative de Solution L25
• Jetons d'accès AWS Cognito vérifiés côté serveur et dotés d'une expiration
• Contrôles d'accès par organisation et par rôle sur les routes protégées
• Journalisation de certaines requêtes et actions sensibles

4.3 Durée de conservation

• Compte actif : les renseignements nécessaires sont conservés pendant la fourniture du service.
• Après la fermeture d'un compte : les renseignements sont traités selon les finalités encore applicables, les demandes de la personne concernée et les obligations légales.
• Journaux : leur conservation dépend de leur utilité pour la sécurité, le soutien et les obligations applicables.
• Demandes de contact : elles sont conservées pendant la période nécessaire à leur traitement et au suivi raisonnable de la relation, puis supprimées ou anonymisées lorsque leur conservation n'est plus nécessaire, sous réserve des obligations applicables.

5 Partage avec des tiers

Solution L25 utilise les services techniques suivants pour fournir la plateforme :

• Amazon Web Services (AWS) : exploitation de l'application et authentification des comptes au moyen d'AWS Cognito.

Lorsqu'une communication de renseignements est nécessaire dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de service, elle est encadrée selon les exigences applicables, notamment celles de l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé lorsque cet article s'applique.

6 Vos droits

Conformément à la Loi 25 et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets.
• Droit à la portabilité : recevoir, à votre demande et sous réserve des limites légales, les renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous — et non ceux créés ou inférés à partir de ceux-ci — dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque cela ne soulève pas de difficultés pratiques sérieuses.
• Droit au retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment pour les traitements qui y sont fondés.
• Droit à la désindexation : dans les circonstances prévues par la loi, demander la cessation de la diffusion de certains renseignements.
• Droit de déposer une plainte : adresser une plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter à l'adresse indiquée à la section 9. Nous traiterons votre demande dans les délais prévus par la loi; le délai de 30 jours s'applique notamment aux demandes d'accès et de rectification.

7 Stockage local et témoins

La plateforme utilise le stockage local du navigateur pour conserver le jeton de session, le profil utilisateur, les réponses au questionnaire et l'état du parcours. La version actuelle n'installe pas de témoins applicatifs pour maintenir la connexion ou mémoriser les préférences.

Aucun outil publicitaire ni service d'analyse tiers n'est chargé par l'application.

8 Modifications de la politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité afin de refléter les évolutions de nos pratiques, les exigences légales ou les améliorations de notre service. Les modifications sont indiquées sur cette page avec leur date d'entrée en vigueur.

La date de la dernière mise à jour est toujours indiquée en haut de cette page. Nous vous encourageons à la consulter périodiquement.

9 Nous contacter

Pour toute question relative à cette politique, pour exercer vos droits ou pour signaler un incident de confidentialité, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) :